Struktur og overblik over koordinerings- og administrationsopgaver ifm. med serviceeftersyn

Med et stort kundekartotek følger en endnu større koordinerings- og administrationsopgave ifm. med serviceaftaler. Serviceleder i DFI-gruppe A/S, Kristian S. Schulz, fortæller hvordan det administrative arbejde før i tiden var en tung proces: 

”Der er meget administrativt arbejde i at koordinere og udføre serviceeftersyn, og der er før i tiden gået meget tid med manuelt arbejde, hvor vi sad med vores egne systemer i Excel.”

Derfor satte DFI-gruppen A/S fokus på at udvide deres digitale værktøjskasse med redskaber, der bidrager til effektive og tidsbesparende arbejdsgange.

DFI-gruppen A/S samarbejder med Inspectly, og benytter systemet til både kvalitetssikring og serviceeftersyn. Inspectly gør det muligt at planlægge, udføre og dokumentere digitalt. Det skaber struktur, overblik og optimerede arbejdsgange på tværs af afdelingerne.

En nemmere hverdag på tværs af afdelingerne

Via Inspectly trækkes der en liste over materiel til kunderne, som Kristian S. Schulz sender direkte til leverandørerne.

”Det sparer mig for meget tid, at jeg kan trække listerne direkte i systemet og sende til vores leverandører, når jeg planlægger eftersyn,” fortæller han.

Med Inspectlys kalenderfunktion har serviceledere og montører overblik over deres aftaler og modtager en notifikation når det er tid til eftersyn. Via central styring af stamdata sikres det ligeledes, at montørerne foretager eftersyn på det rigtige grundlag. Lokation, materiel og tjeklister er oprettet i systemet, så det ligger klar til, at montøren nemt kan udføre eftersynet direkte på deres tablet eller smartphone, når de står hos kunden.

Bedre intern kommunikation og fælles forståelse i virksomheden

Med Inspectly har DFI-gruppen A/S opnået bedre kommunikation mellem afdelingerne, samt højere grad af fælles intern forståelse. Virksomheden er rykket tættere sammen, da alle medarbejdere har adgang til de samme informationer. Det gælder både administrationen, ledelsen og montørerne.

”Det er blevet meget nemmere at tilgå informationer efter vi har fået Inspectly. Vores montører kan selv finde kunden under eftersynsdelen i systemet. Her finder de også servicerapporten, hvor de kan se de relevante informationer på det arbejde de skal udføre,” fortæller Kristian S. Schulz og understreger den tidsbesparende faktor i at medarbejderne selv kan tilgå informationer.

”Hvis en kunde eksempelvis ringer ind til vores administration og skal have adgang til en servicerapport, kan administrationsmedarbejderen nemt slå denne op i systemet og hjælpe kunden med det samme, i stedet for at det skal igennem flere led,” tilføjer han.

Tids- og ressourcebesparelser ifm. funktionsafprøvning

En anden del af forretningen hvor et digitalt system skaber lettere arbejdsgange er ifm. funktionsafprøvning. Hvis et bygge- og renoveringsprojekt afleveres med fejl i de tekniske installationer, kan det resultere i forringet indeklima og et højere energiforbrug end forventet. Funktionsafprøvning er derfor et krav. Af denne grund er det særligt vigtigt med fokus på dette.

DFI-gruppen A/S anvender Inspectly's skemaer til netop funktionsafprøvning. Det sikrer en ensartet udførelse på tværs af de enkelte funktionsafprøvninger og sparer både tid og ressourcer. Derudover sikres det, at dokumentationen er samlet og journaliseret sikkert, og at historikken altid nemt kan findes frem. Dette er en fordel, da der ligeledes er krav om at dokumentationen bibeholdes i hele anlæggets levetid.