Det lykkedes os at arrangere et interview med Jannie fra FLEX1ONE, der satte lidt ord på hvorfor virksomheden er gået den digitale vej.

Hvorfor er FLEX1ONE gået den digitale vej?

Det er der to årsager til, siger Jannie. Den ene er, at man fra ledelsens side har et ønske om at effektivisere og gøre processerne omkring de mange serviceeftersyn/akutopgaver mere fleksible. Dette opnår de via en digital løsning, idet de kan kommunikere hurtigere og mere struktureret mellem kontoret og de medarbejdere, der udfører de enkelte opgaver. Det hjælper app’en til, da den enkelte medarbejder hele tiden har overblikket over sine opgaver og let kan se, om der er andre opgaver i området, der kan klares i samme omgang. Den anden årsag er, at den digitale løsning er mere fyldestgørende end den kendte papirmetode. Med et elektronisk setup kan de eksempelvis tilknytte billeder som dokumentation for de arbejdsopgaver, der er udført i marken  – mens de er derude. Og det sparer dem for en masse tid.

“Det er afgørende for os, at vi er så grundige og nøjagtige som muligt, når vi er ude hos vores kunder. For at kunne ensarte kvaliteten af vores arbejde har vi indført faste procedurer/tjeklister, som vores medarbejdere arbejder ud fra. Disse tjeklister foregik tidligere via registrering på papirer, som medarbejderne skulle udfylde og efterfølgende scanne ind. Denne proces har vi formået at optimere ved hjælp af Inspectly.”

Hvorfor er fotodokumentation vigtigt for jer?

Dokumentation er vigtig, idet de har brug for sporbarhed i deres eftersyn, siger Jannie. Det skyldes, at det ikke altid er den samme servicemedarbejder, der efterser den samme lift det efterfølgende år.

Derfor er det vigtigt, at servicemedarbejderen til enhver tid kan se, hvilke opgaver der tidligere er udført, og hvilke anmærkninger der er noteret ved tidligere eftersyn.

Herudover giver dokumentationen dem mulighed for at være mere præcise i deres kommunikation med kunderne, nævner Jannie. Via dokumentationen kan deres kunder lettere forholde sig til det arbejde, de har udført. Det giver overordnet set en bedre dialog internt såvel som eksternt omkring deres opgaveløsning.

Hvilke fordele opnår I ved de digitale tjeklister?

Det er afgørende for dem, at de er så grundige og nøjagtige som muligt, når de er ude hos deres kunder, forklarer Jannie. For at kunne ensarte kvaliteten af deres arbejde har de indført faste procedurer/tjeklister, som deres medarbejdere arbejder ud fra. Disse tjeklister foregik tidligere via registrering på papirer, som medarbejderne skulle udfylde og efterfølgende scanne ind. Denne proces har de nu formået at optimere ved hjælp af Inspectly.

Den første fordel er derfor, at de via central styring af tjeklisterne kan gennemføre ændringer hos alle medarbejdere på én gang. Dette er en stor forskel fra tidligere, hvor tjeklisterne lå i papirform hos den enkelte medarbejder. Ændringer i tjeklisterne betød tidligere, at de skulle sende de nye lister til medarbejderne, som derefter skulle huske at printe den nye version ud. Det slipper de for ved at kunne styre alle ændringer fra centralt hold.

En anden fordel ved at indføre digitale tjeklister, fortsætter Jannie, er muligheden for at gøre disse mere intelligente end papirudgaven. På papir er en tjekliste som den er skabt, men i den digitale verden kan en tjekliste ændre udseende på baggrund af de svar, som en medarbejder giver. Det betyder, at de kan spørge om de rigtige ting i forhold til producent, lifttype, eftersynsintervaller mv. Det giver deres medarbejdere et bedre overblik, da tjeklisterne kun indeholder relevante spørgsmål.

Den tredje fordel ved løsningen, nævner Jannie også, er, at hver enkel autolift via QR- eller stregkoder kan scannes og identificeres med Inspectly. Dette sikrer dels, at medarbejderen altid ved, at det er den rigtige lift, han/hun arbejder på, dels at den udførte servicerapport altid bliver gemt på den rigtige lift.

Denne løsning er helt afgørende for dem, siger Jannie, da deres kunder skal bruge disse rapporter i forbindelse med kontroleftersyn fra Sikkerhedsstyrelsen. Samlet giver Inspectly dem en række fordele, som er meget fordelagtige økonomisk såvel som arbejdsmæssigt. De er derfor meget glade for beslutningen om at indføre digitale tjeklister hos FLEX1ONE.